Только для личного использования клиентами!
Пожалуйста, не передавайте ссылку на эту страницу третьим лицам.

Первое занятие курса «Автоматизация себя»

Слушайте и читайте первое занятие курса «Автоматизация себя»

arrow

АВТОМАТИЗАЦИЯ СЕБЯ

Как сделать так,
чтобы компьютер работал за вас

Оглавление

1. Системный подход...................................................................................................... 3

2. Теория узких мест...................................................................................................... 14

3. Работа с информацией................................................................................................ 17

4. Операции с объектами................................................................................................ 29

5. Система управления делами........................................................................................ 39

6. Организация справочной работы.................................................................................. 50

7. Построение системы управления.................................................................................. 58

8. Как оставаться бодрым на работе.................................................................................. 70

9. Работа с проектами...................................................................................................... 77

10. Делегирование и контроль.......................................................................................... 87

11. Шаблоны и чек-листы................................................................................................. 96

12. Обзор целей............................................................................................................. 112

1. Системный подход

 

Мы начинаем вебинар «Автоматизация себя». Как сделать так, чтобы компьютер работал за вас? Самый первый каст, который называется «Системный подход»

Пару слов – для чего вебинар. Какую проблему он решает? Типовая проблема людей, которые находятся на работе, менеджеров, заключается в чем? Вы слишком перегружены. Какой-то хаос в работе, стол завален бумагами, в почтовом ящике сотни не отвеченных писем, звонки, заходят и дают какие-то новые поручения. В результате получается обстановка стрессовая и в такой обстановке ваш интеллект грамотно уже не работает. Получается, что вы всерьез, профессионально уже не можете применить ваши собственные способности.

Реально успешен только тот человек, который может воспринимать и перерабатывать огромный объем информации и знаний, которые нужны для профессиональной работы. Какой же выход? Выход в том, чтобы автоматизировать себя, то есть переложить большую часть работы по переработке информации и знаний на компьютер. Вот этому и посвящен наш вебинар.

Он будет идти две недели. На первой неделе мы поймем принципы автоматизации и установим те программы, которые будут затем работать на вас. А на второй неделе мы составим конкретный пошаговый план управления делами, который будет работать на компьютере.

Теперь переходим к нашей теме. Когда мы начинаем анализировать, что же происходит, почему проблема, мы тут же наталкиваемся на противоречие: с одной стороны – чем больше вы собираете информации, тем более грамотно вы можете принять решение; с другой стороны, чем больше времени вы тратите на сбор информации, тем меньше времени у вас остается на то, чтобы непосредственно заниматься делом. В результате получается, что вы или должны все время сидеть и накапливать информацию, но при этом все дела остановятся, либо вы должны непрерывно работать, но при этом качество вашей работы будет очень низким. В данном случае ошибка в том, что вы используете мозг в противоестественным режиме. Мозг вообще не предназначен для того, чтобы вот эта информация постоянно в его набивалась, там хранилась, вы пытались запомнить и так далее. Наш подход будет прямо противоположным.

Мы создадим некоторую систему управления делами, которая будет основана на серверах, находящихся в интернете, и вы можете работать в любой точке земного шара, где есть интернет. Вы освободите голову от рутины и посвятите время развлечениям и творчеству или радостям жизни. При этом, когда мы будем строить эту систему, (так как это противоречит классическому тайм-менеджменту), то у вас возникнет желание поспорить. Совет: сначала установите систему, попробуйте ее в работе, а потом уже решите – нужна она вам или нет.

Как будет строиться система, и в чем ее отличие от традиционной? Традиционный подход к работе, я бы его назвал так: «Ситуативное управление собой», то есть решения по обстоятельствам. Допустим, к вам кто-то забежал и говорит: «Там пришел клиент, он недоволен». Вы спрашиваете: «Что не так?», допустим, с прибором. «С прибором все так, но ему не нравится цвет, он вообще ужасен. Его не предупредили, что это будет в таком гламурном розовом цвете». И вы стремитесь как-то отреагировать на некоторый поворот событий. Да, вы примите какое-то решение, но следующее вводное [задание] вынудит вас принимать какое-то другое решение, которое, вполне возможно, что пойдет вразрез с прежним и таким образом, фактически вы перестаете управлять событиями, а вы начинаете то, что называют «дергаться», сюда дергаться, сюда дергаться. В данном случае классический тайм-менеджмент, который говорит «загрузи себя еще больше, а впихни еще больше дел» - получается полный бред, потому что человек итак дергается, никуда не двигается, а тут начинает дергаться в два раза больше. Неправильно.

Правильна совершенна другая ситуация. Умный человек должен строить систему, которая сама получает результат.

Если мы посмотрим на рисунок 1 – «Выбор цели», здесь мы увидим по краям два тупиковых направления.

Одно из тупиковых направлений – это когда вы вообще ничем не занимаетесь, когда у вас в работе хаос, лень, беспорядок. Это то, что называется бледная немочь. Это тупик. Скорее всего, вас уволят отовсюду, где бы вы ни работали. Полностью противоположное направление тоже тупиковое – это когда вы начинаете планировать всю свою жизнь, проводите долгие совещания, дебаты, работаете без выходных – это трудоголизм. Это тоже тупик.

Наш путь другой. Мы строим некоторую систему, в которую, как шестерёночка к шестерёночке будут закладываться ваши дела. И затем просто нажимаем “Пуск” и эти дела начинают делаться. Это наш подход.

Иллюстрация, с которой вы уже сталкивались, в частности, чтобы попасть на этот вебинар, вы его оплачивали. В самом начале, когда я только начал заниматься инфобизнесом, то, конечно же, как и многие другие, я принимал оплату сам: должны были перевести на счет, потом я должен был проверить, пришли ли деньги, выслать товар и так далее. Это ерунда, потому что, чем больше будет количество продаж, тем больше я буду заниматься только этим, и уже своей работой (вести вебинары) я уже не смогу. Поэтому была сделана система “Автокассир”, сейчас она уже “Автоконтакт”, которая сама получает деньги, сама проверяет, что деньги пришли, и сама продает инфотовар, и сама выдает допуск к вебинару. Система “Автокассир” – это такая иллюстрация того, что мы хотим, то есть, чтобы процессы шли сами без вашего вмешательства.

Как строится такая система? Вспоминаем школу. Вы все помните второй закон термодинамики. В соответствии со вторым законом термодинамики любая система замкнутая будет разрушаться, так как энтропия замкнутой системы непрерывно увеличивается. Что делать, чтобы замкнутая система не разрушалась? Величина, обратная энтропии, называется информацией. Поэтому, чем больше в системе обрабатывается информации, тем более устойчивой и жизнеспособной она является. И любая система управления строится по одной и той же схеме (смотрим рисунок номер 2).

Она состоит из двух важных вещей: это пульт управления и объект управления, которые соединены информационными связями. Соответственно, с объекта управления идет некоторая информация о том, что происходит, а пульта управления приходит команда – что надо делать.

В нашем случае (в автоматизации себя) объект управления – это вы сами. А пульт управления мы построим. Это пульт управления, что будет делать? Он будет брать некоторую информацию от вас, которую вы будете вкладывать, и вам будет выдавать команды, что вам делать. То есть, направлять вас и вести туда, куда вам нужно.

Сейчас пойдет новое знание, такое непривычное. В системотехнике (а системотехника – это профессия, специальность, которая занимается построением информационных систем) любой ваш предмет, который находится рядом с вами, например рабочий стол (на нем находится бумага), мобильный телефон или ваш портфель или ваш кошелек, или ваш ноутбук, - это просто некоторые элементы конструктора, которые могут быть согласованы в систему, могут быть не согласованы. Если они не согласованы, если они не в системе, то вы все время будете нарываться на системный конфликт.

Почему я говорю, что это вебинар, достаточно сложный для восприятия. Я столкнулся с тем, что объяснять это людям совершенно невозможно, потому что идет психологическая инерция. А почему невозможно объяснить? Потому что (поразительный момент!), с точки зрения системотехника, 90% проблем на работе – это проблемы, которые создаете вы сами.

Например:

  • долго ищете документы
  • забываете что-то важное сделать
  • на совещаниях отклоняетесь от темы и начинаете обсуждать совершенно что-то свое
  • откладываете принятие решений
  • обстоятельства поменялись, а вы хотите действовать, как раньше, хотя уже смысла так действовать никакого нет.

Получается такая интересная вещь – то, что я сейчас перечислил – это реальность практически каждого человека. Объяснить этому человеку, что бессмысленно что-то делать, потому что это только увеличение хаоса, - нужно подойти системно, - это воспринимается только в штыки: «Ну, я же работаю!». Вот теперь возникает вопрос. Вот это «я работаю» - это такая, с точки зрения системотехники, ловушка, потому что на самом деле системные противоречия, системные конфликты являются вашей устойчивой особенностью. То есть вы вносите хаос в любую работу, которая вам будет поручена. Причем, если вам дать четкие инструкции, то из-за того, что вы потеряете документы, забудете выполнить пункт инструкции, захотите что-то «улучшить», то вы тоже провалите все дело.

Вот теперь главное правило, которое будет сопровождать нас на протяжении всего семинара. С точки зрения системотехники каждое ваше действие – это одно из двух. Посмотрим на рисунок 3.

Вы либо работаете системно, то есть каждое действие выполняется системно, либо вы рушите систему. Иллюстрация. Например, вы в какой-то момент решили: «Все! Я буду заниматься делами!»» Купили ежедневник, нашли такой в кожаном переплете, красивый, красочный. Записали все свои дела туда. Вы можете со стола повыбрасывать все эти листочки с записями и ведете. Вдруг к вам кто-то забегает и говорит: «Надо что-то срочно вот такое сделать, что-то такое отправить! Отправить факс по такому телефону срочно-срочно!» И вы хватаете желтый листочек, пишите на нем номер факса и крепите на монитор, и готовите то, что нужно отправить по факсу. Казалось бы, ничего страшного. Это, казалось бы, но вы нарушили систему. Почему? Потому что раньше все ваши дела были в ежедневнике. Их можно было найти там. А сейчас - в ежедневнике и плюс – на листочке. Если вам кажется, какая разница? Нет, разница есть. Потому что, если, например, вас вызвали к начальству, и вы взяли с собой ежедневник, а потребовался номер вот этого факса, то у вас под рукой его уже нет.

То есть речь идет о том, что вы должны кардинально поменять свое мышление. Вместо вопросов классического тайм-менеджмента (что мне делать в 2020, что мне делать в 9:30, что мне делать в 9:45?) – это бредовые вопросы.
На самом деле ваши вопросы такие:
- Как я строю систему управления делами?
- Что в ней не так?
- На какие системные конфликты я нарываюсь?
- Как их устранить?
- Какие вычислительные мощности мне для этого понадобятся?

Сразу предупрежу, поначалу систему трудно, потому что, пока вы не заложили в нее информацию, результаты вам тяжело получать, потому что то, что вы делали сразу, вам нужно сначала загнать информацию в систему, а потом уже получить. Кажется, что это какая-то глупость. Но когда система уже начинает работать, когда в нее уже заложена информация обо всех ваших делах, то вы получаете такие результаты, о которых вручную вы не могли даже мечтать, потому что… Вернемся к системе приема платежей «Автокассир». Пока оплаты у меня были один-два в сутки, это была ерунда, и все это можно было делать вручную. Но когда оплаты пошли до ста оплат в сутки и до двухсот выписанных счетов в сутки, то понятно, что это фактически уже невозможно обработать вручную, как бы мне этого не хотелось.

И еще один момент, поразительно, он психологический. Выполнение некоторого дела (тут будет кардинальная смена взгляда на дела) выполнение некоторого дела и некоторые психические операции во время его выполнения - это вообще не одно и то же. То есть даже, когда вам кажется, что вы сейчас точно занимаетесь делом, это совершенно не факт.

Пример тот же самый: вам нужно отправить факс, а по факсу нужно дать реквизиты вашей фирмы и вы начинаете:

- Слушай, Иван Иванович, а где наши реквизиты, где они лежат?
- Они в той папке.
- А в той папке нет. А вы уверены, что они в той папке? Ой, это, вообще, какие-то наши старые реквизиты. У нас поменялся юридический адрес. А в бухгалтерии?

Вы звоните в бухгалтерию, главный бухгалтер куда-то отошел, вы идете туда,
чтобы что-то найти… Смотрите, вам кажется, что вы занимаетесь делом. Вы в
данный момент не занимаетесь делом – вы занимаетесь исправлением
системного конфликта.

Поточный метод

А что такое дело уже с точки зрения системотехника? Здесь мы переходим к понятию поточного метода. Поточный метод говорит о том, что есть некоторые ключевые процессы, которые обрабатывают информацию и передают ее дальше, как в конвейере. Например, смотрим рисунок №4 «Поточный метод».

Допустим, нам надо выписать счет. С точки зрения системотехники есть некоторый процесс, вот он темно-синим цветом выделен (такой элемент потока), который что делает? Он берет некоторые элементы информации, в данном случае - реквизиты, товары, цены - и соединяет их в некоторый новый элемент информации, который называется Счет.

Но обращаю ваше внимание, и эти элементы информации – реквизиты, товары, цены – они же могут быть в компьютере, и счет, который получается в результате, он тоже может быть в компьютере. Фактически, если у вас в компьютере и это, и то, то вы совершенно спокойно можете компьютеру это поручить. Ваша задача – просто выбрать, какие элементы информации нужно включить, дальше нажать на кнопочку «создать счет» - и счет будет создан. Вам понадобятся реквизиты вашей фирмы. Например, вам вообще неважно, что это за реквизиты, где они лежат. Почему? Потому что они уже лежат в компьютере. Они не проходят через вашу голову – это важно. Они проходят через некоторый элемент обработки информации, то есть поточный метод, они проходят через некоторый поток.

Главным принципом поточного метода является строгая очередность работы, то есть вы делаете сначала это, потом это, потом это. С точки зрения потока, поточного метода, - совершенно четко видно, человек занимается делом, или не занимается делом. И такие моменты, как поиски реквизитов, этого нет в потоке, потому что в поточном методе, даже если мы обходимся без компьютера, в поточном методе будет написано в инструкции: «Взять реквизиты на шкафу № 1, на полке № 3, в папке № 27 лежат наши реквизиты». И вы, находясь внутри потока, встали, подошли к шкафу, взяли папку, взяли реквизиты, отправили по факсу. Вот это поточный метод.

Три главных потока в деловой деятельности

Теперь переходим к применению поточного метода, к автоматизации себя. Вот три главных потока в деловой деятельности современного человека – это:
- поток идей,
- поток задач,
- поток денег.

Первый поток - поток идей. Что такое поток идей? Вы что-то узнаете, что-то читаете, вам приходят e-mail, или звонки, или поговорили. Вы что-то узнаете, у вас появляются идеи. И вы начинаете эти идеи как-то обдумывать, что-то с ними делать.

Второй поток – это поток задач. Какие-то из идей вы решаете воплотить в жизнь, вы что-то решаете сделать, вы принимаете некоторые решения. И как только вы принимаете решение, вам нужно непосредственно что-то сделать, и, соответственно, появляются задачи. Задачи тоже выполняются по определенным правилам, по определенным потокам.

И наконец-то, когда вы что-то сделали, что-то решили, вы за ваши результаты получаете деньги, у вас появляется денежный поток.

Соответственно, эти три денежных потока человека нужно четко увидеть в себе и запустить механизмы обработки этих потоков. Собственно, чем мы и займемся. Но единственное, что вы должны понять. Как по этому потоку определить человека делового, эффективного, умного и так далее?

Какая главная цель работы с потоком? Тут для многих будет просто откровением, потому что главная цель по работе с потоками – это скорость генерации результата.

Это тяжело увидеть, с точки зрения исполнителя, но очень легко увидеть, если встать на позиции потребителя. Например, вы зашли в кафе и решили купить чашечку кофе, или вы где-то в кассе решили купить билет. Смотрите, что вас интересует в первую очередь? В первую очередь - время исполнения заказа. Причем, во многих случаях в жизни выход за рамки некоторого временного интервала делает выполнение вообще уже не нужным. Потому что вы заказали чашечку кофе, а вам говорят: « Пять часов». Скорее всего, вы уйдете. А если вам собираются продавать билет за время, что поезд уже ушел. А смысл? И поэтому вернемся к трём потокам.

Что имеет значение? Имеют значение для нас, и мы будем с этим заниматься, три вещи:

1. Насколько быстро вы генерируете идеи и принимаете решения по поводу их реализации, или не реализации?

2. Насколько быстро ваши действия, те, которые вы уже предприняли, приводят к результатам?

3. Насколько ваши результаты быстро генерируют деньги?

Если вы видите, как быстро работают эти ваши три потока: быстро генерируете идеи, быстро переводите их в действия и быстро генерируете деньги, значит все хорошо.

Ответы на вопросы +

- Любую ли деловую сферу можно автоматизировать по этой схеме?

- Ответ простой – да любую, потому что абсолютно любая деловая деятельность сводится вот к этим трем потокам: потокам идей, потокам задач и потокам денег. Если вы поймете принципы этой автоматизации, то вы с легкостью можете автоматизировать что угодно. Скажем больше, если вы займетесь этим сильно профессионально, то потом можете идти автоматизировать не только себя, но и даже фирмы, но это не входит в задачу нашего вебинара.

- Подходит ли эта схема для освоения новой деятельности, профессии?

- Да, конечно подходит, потому что просто при освоении чего-то нового у вас будет очень интенсивный первый поток, то есть поток идей, то есть поток обучения, получения новой информации и ее освоения.

- В каких сферах кроме деловой, можно применять эти методы, и насколько это оправдано?

- Вот здесь уже ответ потребуется такой достаточно сложный, поэтому отвечу кратко. Для других методов нужно думать и нужно что-то такое адаптировать, поэтому впрямую я бы не советовал.

- Обязательно ли строить систему в интернете?

- Вопрос хороший. Ответ такой. Да, обязательно. Я объясню почему, потому что в этой системе очень важной является надежность и безопасность ваших всех данных, и когда у вас данные в одном месте, на вашем компьютере рабочем, и с ним что-то происходит, то все у вас теряется, пропадает. А если же вот это все находится на защищенных серверах, архивируется и доступно где угодно, то есть у вас сгорел компьютер вы просто перешли к другому — и доступная система продолжает работать. Что касается безопасности уже с точки зрения каких-нибудь хакеров, вирусов, то если ваш компьютер подключен к интернету, вся ваша информация на компьютере полностью доступна хакерам и абсолютно легко может быть использована, в том числе, и против вас, но если только вы не крутой специалист по безопасности, а вот если эта информация хранится на серверах западных фирм то вот туда — потому что там работают специалисты, мастера своего дела, — вот туда проникнуть как раз намного сложнее, чем в ваш компьютер.

- Как правильно начать автоматизировать и документировать?

- Это мы будем подробно говорить на следующей неделе. И опять-таки, еще вопрос по поводу, что конкретно делать. Конкретные шаги будут чуть позже, потому что вам сейчас нужно понять основные принципы. Потому что иначе (я это уже многократно проходил), если давать советы, а человек не понимает о чем идет речь, то советы для него воспринимаются как бред какой-то, потому что он не понимает вообще, что к чему, то есть он не понимает принципа системного подхода.

 

Только сейчас для Вас действует 50% скидка.
Заказывайте полный курс - жмите на кнопку ниже!

arrow

Цена 7000 3500 руб.

© Все права защищены. Copyright © 2015 Константин Шереметьев
ООО «Арнион Центр» , ОГРН 1127746123845
Наш адрес: г.Москва, улица Хованская 24 (территория ВВЦ), 2 подъезд, 3 этаж, «Интеллектика»
email: zakaz@sheremetev.info,
тел. +7(495)724-60-58 (для Москвы)
тел. 8-800-555-04-84 (звонок по России бесплатный)