Выпуск 371. Если хамит начальник смежного отдела

Прислали вопрос, который кратко звучит так: «По работе требуется контактировать с начальником смежного отдела, а он постоянно придирается, высмеивает и хамит. Хочется дать ему в морду, но боюсь, что уволят. Что делать?»

Ситуация достаточно распространённая, но при этом она имеет подводные камни. Поэтому нужно детально в ней разобраться.

Прежде всего нужно понять причину появления подобных ситуаций. На самом деле источником самых больших конфликтов в офисной жизни являются именно отношения со смежными отделами. Потому что всегда хочется свалить свою работу на другого. Особенно, если ситуация не совсем понятная.

Например, в отделе продаж договорились, что доставка должна быть завтра. Отдел доставки сначала согласился, а потом сказал, что завтра доставить не может. Кто должен в этой ситуации разбираться с недовольным клиентом: отдел продаж или отдел доставки? Единого ответа нет.

Поэтому посмотрим, как грамотно себя вести в подобной ситуации.

Подстелить соломку в офисе

Когда я учился в школе, думал:
«Вот же дебилы со мной в одном классе собрались!»
Потом я вырос, стал смотреть на жизнь шире и понял,
что одним классом тут дело не ограничивается…

Сначала рассмотрим ошибочные стратегии поведения.

Ошибка 1. Идти на конфликт

Этот вариант изначально провальный, потому что начальник смежного отдела – это всё-таки власть. Он имеет доступ и к вашему начальнику, и к директору. Поэтому ему легко выставить вас скандалистом и неадекватом. После чего не только он будет вас чморить, но и всё начальство. Испорченная репутация – это тупик. Больше на этой работе у вас перспектив нет.

Ошибка 2. Игнорировать наезды

Этот вариант опасен тем, что если вам можно хамить, а вы ведёте себя как безответный ханурик, то давление на вас будет только нарастать, и скоро все проблемы будут перекладывать на вас. А если вы ещё будете так себя вести и с другими отделами, то скоро будете виноваты во всех косяках компании.

Как же грамотно повести себя в подобной ситуации?

Нужно опираться на то, что все сотрудники вашей компании – от рядового до директора – получают свою зарплату за выполнение своих обязанностей. А не за то, что хамят вам.

Поэтому нужно сделать два важных шага.

Шаг 1. Поднять вопрос о должностной инструкции

Этот шаг выглядит так. Вы идёте к начальнику и говорите: «У нас тут не оговорены некоторые вопросы со смежным отделом, поэтому мы тратим кучу времени, решая одни и те же вопросы. Предлагаю более точно оговорить, какой отдел за что отвечает».

При этом нужно привести пару примеров, но исключительно деловых, не упоминая хамство, только добавив, что разбирательства переходят в эмоциональную сферу. И лучше всего, если вы придёте с уже готовой должностной инструкцией. Конечно же, там должно быть место для утверждения директором.

Как правило, если предложение сформулировано по-деловому, то вы быстро получите визу обоих начальников, и утвердите эту должностную инструкцию у директора. Особых проблем здесь нет, все начальники любят, когда работа выполняется за них.

И ещё одно. Руководители очень не любят конфликты, потому что у них и без того дел хватает. Если есть предложение, которое эти конфликты устраняет, то они сразу за него ухватятся.

Шаг 2. Щит против наездов

После утверждения инструкции вы можете совершенно спокойно разговаривать с начальником смежного отдела с позиции силы. На все его попытки выйти за пределы деловых отношений вы спокойно отвечаете: «Иван Иванович, прошу сформулировать ваши требования согласно должностной инструкции за номером…». Особенно хорошо эта просьба выглядит в письменном виде. По образцу служебного письма.

Далее начинаете деловую переписку, в которой фиксируете нарушения должностной инструкции, в том числе, отмечаете, что ваш оппонент вёл себя эмоционально и выходил рамки должностной этики.

Вы не вступаете в прямой конфликт с начальником, но фиксируете его промахи. В какой-то момент вы уже можете обратиться к руководству с письменной фиксацией нарушений.

В этом случае ситуация совсем другая. С позиции директора она выглядит так: он утвердил инструкцию (к тому времени директор уже будет уверен, что он лично эту инструкцию разработал), а кто-то эту инструкцию нарушает.

В этом случае вам уже не придётся разбираться с начальником, это сделает директор.

Теперь посмотрим, что делать в ситуации, если вам хамят при людях, например, на совещании.

Деловой стиль защиты

Устроился на работу.
График – СУТКИ через трое,
коллектив – СУКИ через двое.

Запомните простое правило: на работе любой крик – это попытка отвести вину от себя. То есть человек, когда кричит, он чувствует свою вину и поэтому хочет криком перевести внимание на что-то другое.

Это и нужно использовать. Главное – это не дать крикуну увести внимание от его вины.

Поэтому, если на деловом совещании кто-то на вас повысил голос, нужно сказать: «Вы так кричите, что вас трудно понять. По делу есть что сказать?»

И очень хорошо, если у вас под рукой будут письменные подтверждения своей правоты. Можно спокойно встать и сказать: «Покричали, а теперь ответьте на это!» и зачитайте пару записок.

Он может продолжать кричать, а у вас ещё бумажка и ещё. А у него ничего нет, а к письменным источникам всегда больше доверия.

Поэтому симпатии присутствующих уже на вашей стороне. Даже те, кто не в курсе конфликта, видят, что один кричит, а у второго документы. И они становятся на сторону второго.

Вы же ведёте дело к тому, что инструкцию соблюдать надо, а её нарушителей надо наказывать. Вроде простые вещи, а людям это очень нравится, потому что криков никто не любит, а порядок любят все. Вас вполне могут поддержать, а крикуна наказать. В идеальном случае – рублём.

Пару раз так сделаете, и все запомнят, что вас лучше не задирать.

В деловых конфликтах
действуйте в интересах дела.